Få ut det mesta av Whatsapp

Så kan din HoS-förening nå ut bättre till föräldrarna

I Ugglans lågstadium hade föreningen under flera år kämpat med att nå ut till föräldrarna. Fram till 2018 då GDPR-reglerna trädde i kraft hade klassföräldrarna och föreningen fått adresslistor från skolan och då kunnat skicka mejl till föräldrarna. Men så försvann den kanalen.

Föreningen tvingades förlita sig på Wilma (utskick via en lärare), Facebook och Instagram. I de klasser där klassföräldrar hade lyckats samla ihop en adresslista kunde en del information skickas ut. Ugglan Hem och Skola tryckte också upp nyhetsbrev på A5-papper som skickades hem med barnen.

Slutsatsen av de här försöken var uppenbar: Träffsäkerheten är dålig om du inte äger hela kommunikationskedjan.

Nya tag gav resultat

Föreningens kommunikationsteam beslöt att prova ett nytt sätt. I god tid innan höstens skolstart skapade de Whatsappgrupper för alla skolans klasser. Varje grupp försågs med föreningens logotyp och inom föreningen utsågs två administratörer, eller gruppvärdar som de också kallas.

Med grupperna klara togs nästa steg: QR-koden för varje grupp lades in som en bild i ett dokument. När det var klart innehöll dokumentet namnen på alla klasser och under varje klassnamn fanns QR-koden inlagd. Dokumentet kopierades sedan upp som A3-affischer i fem exemplar.

Rätt tajming

En vecka efter skolstarten höll skolan ett möte för alla föräldrar. Mötet var uppdelat i ett gemensamt infotillfälle och efter det en fortsättning i respektive klass.

När de första föräldrarna anlände hade föreningen klistrat upp några av affischerna med QR-koderna på väggarna och föräldrarna var inte sena med att med mobilkameran gå med i rätt klassgrupp. Under träffen cirkulerade affischerna mellan borden och snar sagt alla föräldrar anmälde sig till Whatsappgrupperna.

TIPS: Gruppvärdarna hade på förhand gjort det möjligt för medlemmarna att lägga till andra föräldrar, vilket betydde att de som inte var på plats kunde enkelt komma med.

Äntligen en egen direktkanal

Att varje klass från skolstarten hade en Whatsappgrupp för föräldrarna fick följande effekter:

1. De nya klassföräldrarna slapp inleda sitt uppdrag med att jaga kontaktuppgifter.
2. I flera grupper började föräldrarna presentera sig med en bild på familjen och en kort text.
3. Klassföräldrarna kunde genast börja planera en första klassträff.

För Ugglans Hem och Skola-förening innebar Whatsapp-grupperna också en helt ny kommunikationskanal. Alla klassgrupperna hade lagts in i en Whatsapp Community, vilket innebär att Admin kan skicka ut meddelanden som når alla i communityn.

Med andra ord: Inför föreningens första höstjippo skickade man ut en inbjudan med all nödvändig information. Efteråt fick föräldrarna ett tackmeddelande med länkar till föreningens Instagram och Facebook där man hade publicerat roliga bilder, vilket i sin tur ledde till att antalet följare i de sociala kanalerna sköt i höjden.

TIPS: På ett Admin-meddelande som går till hela communityn kan medlemmarna bara reagera med en emoji, inte text. Det här minskar antalet meddelanden som skickas.

Vardagen som gruppvärd

För föreningens två gruppvärdar har det hittills inte varit särskilt betungande att följa med aktiviteten i grupperna. På telefonen är grupperna tystade och gruppvärdarna kollar bara med jämna mellanrum att alla har det bra.

Samtidigt är dialogen i grupperna intressant att följa med, det dyker upp en hel del uppslag till aktiviteter för föreningen.

Ändå har gruppvärdarna ett ansvar att tackla tre konkreta utmaningar:

1. Egen iver att publicera
2. Gräl i klassgrupperna
3. Påtryckningar av utomstående

Egen iver att publicera: föreningen har slagit fast att högst ett meddelande per vecka ska skickas ut. Med den begränsningen lägger gruppvärdarna band på sig och tvingas prioritera. Balansgången mellan att skapa gemenskap bland föräldrarna och trötta ut dem är hårfin.

Gräl i klassgrupperna: För att förekomma eventuella otrevligheter har en gruppbeskrivning skrivits för alla föräldragrupper:

Hej! Den här gruppen upprätthålls av Ugglan Hem och Skola. Etikettreglerna är: Håll en saklig och respektfull ton. Utpeka aldrig enskilda elever, lärare eller föräldrar. Inlägg som bryter mot reglerna raderas av Admin. Vi hoppas gruppen ska vara till nytta och glädje för alla, välkommen med!

Utöver spelreglerna har gruppvärdarna också en plan ifall det skulle uppstå osakligheter i en grupp:

Gruppvärden raderar eventuella övertramp och ber alla lugna sig.

Ifall problemen skulle fortsätta kan gruppvärden tillfälligt stänga av chattfunktionen och meddela att det blir några dagars time-out så att de upprörda känslorna får lägga sig.

En sådan här otrevlig situation är samtidigt ett gott exempel på fördelarna med att klassgrupperna upprätthålls av Hem och Skola-föreningen och inte av till exempel enskilda klassföräldrar:

När en grupp skapas av en klassförälder tvingas den föräldern också agera polis inom den egna gruppen och det riskerar att ytterligare försämra stämningen för en lång tid framöver. Men när föreningen agerar finns det mer distans och ingen enskild klassförälder utsätts för eventuell kritik av de andra.

Påtryckningar av utomstående: Det är givet att en effektiv kommunikationskanal får uppmärksamhet av andra organisationer som gärna vill kommunicera med föräldrarna. Typiskt är att förfrågan kommer via en förälder och informationen kan vara allt från kulturevenemang till kommersiella tjänster.

För att mota Olle i grind och slippa ad hoc-beslut skrev Ugglan Hem och Skola en publiceringsstrategi för sina Whatsapp-kanaler. Kontentan är att varje utskickat meddelande ska handla om föreningens egen verksamhet och beröra samtliga föräldrar.

GDPR-frågan löst

Deltagandet i en Whatsappgrupp är naturligtvis helt frivilligt och eftersom föreningen Ugglan inte sparar kontaktuppgifterna utanför Whatsapp uppstår ingen GDPR-problematik.

Trots det är det ju av största vikt att föreningen handskas varsamt med gruppmedlemmarnas information, det handlar om ett stort förtroende som föreningen har fått.

Grupperna består, föräldrarna går vidare

När läsåret närmar sig sitt slut blir det dags för föräldrarna att byta grupp. Med andra ord måste de göra två saker:

1. Lämna årets klassgrupp.
2. Gå med i gruppen för nästa år.

För att underlätta den här gruppflytten har Ugglan Hem och Skola publicerat alla nödvändiga länkar på en webbsida som inte är offentlig. Där kan föräldrarna gå med i sin nya grupp, antingen via en QR-kod (om de besöker sidan via en dator och riktar sin telefon mot QR-koden) eller via en https-länk (om de går in på sidan med telefonen).

TIPS: Det är viktigt att webbsidor som kan besökas via dator och telefon har grupplänkarna både som QR-kod och https-länk.

Framförhållning är A och O

Att Uggglan lyckades introducera en ny kommunikationskanal beror i hög grad på att styrelsen i god tid skapade grupperna, testade att allt fungerar och lade in spelregler samt en webbsida med all nödvändig information. Också de QR-koder som trycktes på papper testades.

Med allt klart var den absolut lättaste biten att få med föräldrarna. Och med tanke på hur många Ugglanföräldrar som uttryckte sin lättnad och glädje över lösningen så var det väl värt lite extra arbete.

TIPS: Det mer omfattande arbetet med att sätta upp grupperna behöver bara göras en första gång, efter det finns ju grupperna kvar trots att medlemmarna byts ut.

Fler tips och tekniska detaljer

1. Inställningarna för grupperna: Vem som helst kan lägga till andra medlemmar och skicka meddelanden, men bara Admin kan redigera gruppinställningarna.
2. För att skapa en grupp måste den ha minst två medlemmar från start. Förslagsvis tar två styrelsemedlemmar på sig att agera som Admin och då kan de två börja med att testa och prova de olika funktionerna.
3. Säkerhet: varje förening måste själv bedöma av vilken säkerhetsnivå man vill ligga på. En möjlighet är att Admin godkänner varje ny medlem, en annan är att gruppen är öppen. En mellanväg är att gruppen öppnas upp under en föräldrakväll när många ansluter sig och att Admin efter det godkänner nya medlemmar.
4. Det lönar sig att göra testutskick innan varje Community-utskick. Till exempel formateringen av styckeindelning i texten kan ändras när eller om en bild läggs till.